När du börjar med fakturering är det vanligt att ladda ner en färdig fakturamall. Fakturamallarna brukar innehålla alla fält som behöver finnas med i en faktura, så det kan vara ett enkelt sätt att fakturera gratis utan att investera varken tid eller pengar.

Fördelarna är alltså tidsbesparing (man slipper göra en fakturamall själv) och pengabesparing (man slipper investera i t.ex. ett faktureringsprogram).

Nackdelar med fakturamallar

Det är alltså fullt möjligt att ladda ner en fakturamall och fylla i saker som ens företagsinformation, uppgifter om köpare, varuspecifikation, förfallodatum och dylikt. En nackdel är dock att man måste göra detta manuellt för varje faktura, man kan inte spara ett kundregister eller olika saker som ska ingå i specifikationen. Dessutom kan vissa fakturamallar förstöras om man t.ex. behöver skriva in långa ord i diverse fält.

Som med all annan fakturering som sköts manuellt finns även risken för mänskliga fel. Du kan glömma bort att spara en faktura som du skickar iväg, och – vips – du har inget bokföringsunderlag kvar. Du kan råka skicka iväg flera fakturor med samma fakturanummer. Och om din hårddisk kraschar och du inte har någon back-up, ja, då har du hamnat i en synnerligen tråkig sits.

Dessutom har du ganska små möjligheter att anpassa din fakturamall till just ditt företag. Oftast kommer du ha svårt att t.ex. lägga till firmans logotyp till fakturan, vilket gör att fakturan kan se oprofessionell och hafsigt gjord ut.

Vad använda istället för en fakturamall?

Vi rekommenderar att man använder sig av ett faktureringsprogram. Det är inte dyrt och det underlättar och snabbar upp faktureringsprocessen. Förutom att fakturorna blir snyggare, då du har möjligheten att med ett par musklick lägga till t.ex. företagets logotyp, kan du skapa kundregister, produktregister och får tillgång till en rad andra nyttiga funktioner. Dessutom brukar faktureringsprogram innehålla en rad andra nyttiga funktioner, som t.ex. en översikt över förfallna fakturor, statistik över betalda fakturor, intäkter och så vidare.

Det finns faktureringsprogram på CD-ROM eller för nerladdning, liksom faktureringsprogram som ligger online. Vi rekommenderar att man använder sig av ett fakturaprogram online, för detta garanterar att man inte förlorar viktiga filer i händelse av datorhaveri. Allting sparas online, och du kan när som helst få just den informationen du behöver. Dessutom slipper du tänka på tidskrävande saker som databashantering.

Ett onlinebaserat faktureringsprogram är alltså det vi rekommenderar för företagare som vill ägna sin tid åt intressantare saker än fakturering, till exempel på att tjäna pengar!