All posts by Faktura24

Guide: Skriv ut flera fakturor

Faktura24 tips, , , ,

Visste du att du kan skriva ut flera fakturor på en och samma gång? Detta kan komma väl till pass om du till exempel vill ha alla fakturor du skickat under en månad samlade på ett och samma ställe, eller om till exempel en av dina kunder behöver alla fakturor som ditt företag ställt ut. Med Faktura24 är det oerhört enkelt!

I vårt exempel har vi valt att skriva ut alla fakturor för september månad. För att enbart se fakturor från september använde vi filterfunktionen (här hittar du en komplett guide för denna funktion), då får vi fram följande lista:

Faktura24: fakturalista

 

För att markera alla fakturor klickar vi nu i det övre vänstra hörnet (precis till vänster om nummerkolumnen). Och för att skriva ut alla fakturor behöver vi nu bara klicka på utskriftsikonen längst ner på sidan:

Faktura24: utskriftsikon

 

Du får alla valda fakturor samlade i ett PDF-dokument som du kan skriva ut eller spara på din dator – så här enkelt är det att skriva ut flera fakturor på en gång med Faktura24 – det lite bättre faktureringsprogrammet.

Guide: Redigera fakturor

Faktura24 tips, ,

Ibland händer det att man i efterhand behöver redigera en faktura man skapat. Det kan röra sig om att man glömt lägga till ett par fakturarader, missat ange rätt referensperon eller att man råkat ange fel antal av någon vara. Oavsett anledning så är det hur som helst väldigt enkelt att redigera fakturor med Faktura24.

Börja med att klicka på menyn Fakturor för att få upp en lista över alla dina fakturor. Klicka sedan på fakturan som ska ändras – i vårt exempel vill vi göra ändringar i faktura nummer 102:

Välja faktura

 

Nu får vi upp en fakturaöversikt , där vi ser all information om fakturan, samt en toppmeny med en rad olika valmöjligheter:

 

Faktura - översikt

Klicka på pennsymbolen för att göra ändringar i din faktura. Sedan är det bara att genomföra önskade ändringar (du kan ändra i princip allt du önskar). När du är klar med dina ändringar är det bara att klicka på Spara  längst ner så är fakturan ändrad.

Som du märker är det lika enkelt att redigera fakturor som det är att skapa nya fakturor med Faktura24 – det lite bättre faktureringsprogrammet.

Guide: Filtrering

Faktura24 tips, , ,

Har du många fakturor, artiklar eller kunder? Behöver du få fram specifik information, t.ex. en lista på alla förfallna fakturor? Då är vår utmärkta filtreringsfunktion något för dig!

I vårt exempel ska vi visa dig hur du hittar alla förfallna fakturor som skickats iväg under september månad. Börja med att klicka på Fakturor i menyn, så att du får upp listan över alla fakturor. Längst upp till höger, precis ovanför tabellen, hittar du knappen Filtrera – klicka där så får du ange vilka parametrar du vill söka efter. I vårt exempel anger vi fakturor skapade under september månad som har förfallit, så vi väljer att bara visa fakturor från september månad:

 

Faktura24 Filtreringsfunktion

Och sedan väljer vi att fakturorna ska ha status Förfallen och klickar på Filtrera:

 

Resultatet blir att vi ser två fakturor i vår lista, båda förfallna:

 

Faktura24 - Filtrering - Resultat

Filtreringsfunktionen har många användningsområden – du kan använda den för att sortera tabellerna under menyerna Fakturor, Kunder och Artiklar enligt en rad olika parametrar!

Snabbguide: Offerter

Faktura24 tips, , , ,

Du visste väl att du kan använda Faktura24 inte bara för att skapa fakturor, utan även för att skapa offerter? Fördelen med att skapa en offert i Faktura24:s system är att du kan konvertera den till en faktura direkt i vårt faktureringsprogram – så du slipper föra in specifikationen ytterligare en gång!

Börja med att välja Offerter ur menyn Fakturor:

 

Fakturor - Offerter. Meny.

Klicka sedan på Skapa ny offert (gröna knappen till höger). Själva offerten skapar du precis som om du skulle skapa en faktura, det finns egentligen bara två skillnader – istället för förfallodatum anger du sista giltighetsdatum, och fältet Anteckningar till kund är tomt, det finns alltså ingen förinställd text här (detta för att du själv ska kunna fylla i information angående den aktuella offerten).

När offerten väl är skapad kan du antingen skriva ut den eller skicka den via e-post, precis som om det handlade om en vanlig faktura. Här ser du ett exempel på hur en offert skapad med Faktura24 kan se ut.

Konvertera offerten till faktura

Om kunden sedan godkänner offerten är det enkelt att konvertera den till en faktura. Välj Offerter ur menyn Fakturor för att se en lista på dina offerter och klicka på den offert som du vill göra om till en faktura:

Offert - lista

 

Sedan är det bara att klicka på knappen Konvertera till faktura:

Konvertera offert till faktura

 

Innan du sparar fakturan har du självklart möjlighet att utföra ändringar, till exempel ta bort/lägga till fakturarader eller ändra priser. Vi tog exempelofferten ovan och konverterade till en faktura – för att se hur det ser ut, klicka här. Notera att vi i exempelfakturan lämnar 30% rabatt på fakturarader 2 och 3 (jämfört med exempelofferten).

Om du använder Faktura24 är det inte svårare än så att skapa offerter och konvertera dessa till fakturor! Och du vet väl att du alltid kan kontakta vår kundtjänst om något känns oklart eller svårförståeligt?

Fakturering i utländska valutor

Faktura24 tips, , , , , , ,

Hade du märkt att Faktura24 har stöd för fakturering i utländska valutor? Du kanske har företag utomlands och sköter din fakturering i en annan valuta än kronor? Faktura24 är faktureringsprogrammet för dig. Du kanske har många utländska kunder och redovisar i euro? Då fungerar Faktura24 ypperligt. Du kanske behöver skicka någon enstaka faktura i någon utländsk valuta?* Använd Faktura24!

Det är busenkelt att skapa en faktura i en annan valuta än svenska kronor. Skapa en ny faktura och ange kunduppgifter, sedan är det bara att välja valuta ur listan till höger:

Fakturering i utländska valutor

Uppge önskad valuta (brittiska pund i vårt exempel):

Fakturering i pund

 

Hur blir då slutresultatet? Klicka här för att ladda ner exempelfakturan som skapades ovan!

* Om du redovisar moms i svenska kronor men ställer ut fakturan i utländsk valuta måste du på fakturan redovisa momsbeloppet i svenska kronor, liksom växelkursen samt vilken dags växelkurs du använt (du bör använda leveransdagens växelkurs). För att se dagsaktuella växelkurser, besök Riksbankens hemsida.

I exempelfakturan ovan kan du se hur vi har löst detta, men om du känner dig det minsta osäker på hur du ska göra, prata med din revisor eller ring till Skatteverket!

Guide: Faktura med ROT/RUT-avdrag

Faktura24 tips, , , , , , ,

Det är oerhört enkelt att skapa fakturor med ROT/RUT-avdrag (alltså med avdrag för hushållsnära tjänster) om du använder dig av Faktura24 faktureringsprogram. (För mer information om ROT/RUT-avdrag, läs detta blogginlägg).

Klicka på Skapa faktura på förstasidan, alternativ på Fakturor i menyn och sedan den stora gröna knappen. Välj en kund ur listan, alternativt lägg till en ny kund.

Faktura24: Lägg till kund

Vid behov kan du lägga till mer information om fakturan i fältet Anteckningar till kund. Därefter behöver du lägga till en artikel med ROT/RUT-avdrag. Du kan självklart göra detta i samband med att du skapar din faktura:

Faktura24: Lägg till artikel

Fyll i artikelnamn, enhet och pris. Därefter behöver du välja rätt skattesats för att systemet ska automatiskt beräkna ROT/RUT-avdraget. Det är enkelt – klicka på menyn Moms och välj Moms (ROT/RUT) 25%:

Fakturera med ROT/RUT-avdrag

 

Spara artikeln och gör klart fakturan, klicka på Spara, kontrollera att alla uppgifter är korrekta och därefter är det bara att skriva ut och skicka fakturan, eller så sänder du den direkt med e-post!

Klicka här för att se ett exempel på hur en elegant faktura med ROT/RUT-avdrag, skapad med Faktura24 faktureringsprogram, ser ut.

Faktura24 – det lite bättre faktureringsprogrammet.

Faktura24 – uppdatering

Faktura24 tips, ,

Idag har vi släppt en större uppdatering till Faktura24! Vi har bland annat piffat upp layouten lite och gjort navigeringen lite smidigare (nu ligger t.ex. inställningar som har med ditt konto och abonnemang att göra separerade från inställningar som rör själva faktureringen), dessutom kan du numera enkelt växla programspråk med hjälp av flaggan i toppmenyn.

En stor nyhet som rör funktionalitet är att vi har lagt till möjligheten för användare att skapa sina egna skattesatser. För de allra flesta är de lagstadgade momssatserna tillräckliga, men de användare som har företag registrerade utanför Sverige (t.ex. på Cypern, Malta eller i Norge) kan nu enkelt definiera sina egna skattesatser. För att skapa skattesatser, gör följande:

1) Välj Skattesatser i Inställningar-menyn.

2) Klicka på Lägg till skattesats.

3) Fyll i fälten och spara skattesatsen. När du lägger till eller redigerar en artikel kan du nu använda dig av skattesatsen som du skapat:

 

I övrigt är det mest mindre visuella ändringar som gjorts, allt för att förbättra användarupplevelsen. Självklart är vi alltid öppna för förslag angående funktioner och designförbättringar – skriv dina förslag antingen i kommentarfältet eller mejla vår kundtjänst!

Fakturera kunder på engelska

Faktura24 tips, , ,

Världen blir allt mer global och den gränsöverskridande handeln har ökat kraftigt i omfattning under de senaste 20-30 åren. Många svenska företag har idag en rad utländska kunder och samarbetspartners. Vi på Faktura24 vill underlätta för dig som behöver fakturera utländska kunder – tack vare vårt smarta system kan du automatiskt se till att fakturor till dina utländska kunder skapas på engelska, medan fakturor till dina svenska kunder självklart skickas på svenska.

När du lägger till en ny kund kan du längst ner välja vilket språk systemet ska ställa ut fakturor på, se bilden nedan:

Fakturera kunder på engelska

 

Du behöver alltså bara välja engelska här och klicka på Spara, så kommer alla dina fakturor och automatiska e-postutskick till denna kund ske på engelska. Fakturan kommer se precis lika snygg ut som om den vore på svenska, då samma professionellt designade fakturamallar används även för det engelska språket – det enda som har ändrats är språket.

Slipp krångel när du ska fakturera kunder utomlands, använd Faktura24 – det lite smartare faktureringsprogrammet.

Elektronisk fakturering med Faktura24

Faktura24 tips, ,

Elektronisk fakturering är framtiden. Vi spenderar alltmer tid på internet och nätet är ett av de viktigaste verktygen när det kommer till affärsverksamhet. E-post har ofta blivit till norm för kommunikation mellan företag och kund eller samarbetspartner. Vi har vant oss vid att snabbt få skriftliga svar via mejl. Därför har många företag gått över till elektronisk fakturering – ett snabbare, billigare, effektivare och miljövänligare alternativ till vanlig fakturering.

Elektronisk fakturering går snabbt!

Om du skapar en faktura och skickar den med vanlig post tar det tid – så enkelt är det. Efter att du skapat fakturan måste du skriva ut den, placera den i ett kuvert, skriva adress (alternativt skriva ut adresslapp), frankera och gå till brevlådan/posten. Detta är värdefull tid som du hade kunnat spendera på andra aktiviteter.

Om du istället använder dig av elektronisk fakturering med Faktura24 kan du skicka fakturan till mottagaren med ett par musklick. Fakturan går iväg direkt – några sekunder senare är den framme i mottagarens e-postlåda. Inget krångel. Inget tjafs. Inga försvunna försändelser. Elektronisk fakturering går blixtsnabbt.

Elektronisk fakturering är billigt!

Att skicka en faktura med post är kostsamt. Papper kostar. Skrivarbläck kostar. Kuvert kostar. Porto kostar. Även om det inte är några jättesummor det rör sig om är det ändå en onödig utgift. Om du skickar 200 fakturor i månaden kommer du lätt upp i ca 1500 kronor när du räknar in alla omkostnader. Med elektronisk fakturering slipper du alla dessa utgifter. Att skicka en elektronisk faktura kostar ingenting.

Att använda dig av Faktura24 och elektronisk fakturering är helt enkelt ett ypperligt och enkelt sätt att minska dina utgifter på.

Elektronisk fakturering är effektivt!

Vi har redan nämnt att du sparar tid och pengar på att använda dig av elektronisk fakturering, men det är faktiskt även ett effektivare sätt att fakturera på. En mottagare som får en elektronisk faktura kan direkt öppna och betala denna, utan att lämna sin dator. Den kommer inte hamna i en hög av fakturor som betalas vid ett visst datum, din faktura kommer heller inte glömmas bort.

Om en kund som fått en faktura har någon fråga kan kunden svara på mejlet du skickade fakturan med direkt. Kunden behöver inte leta efter kontaktuppgifter, det räcker med att trycka på en knapp så går svarsbrevet iväg. Det känns modernt och får ditt företag att sticka ut på ett positivt sätt. Faktura24 har fullt stöd för elektronisk fakturering och du kan skicka alla dina fakturor via e-post.

Elektronisk fakturering är miljövänligt!

Varje företag som tar sitt miljöarbete seriöst brukar försöka minska pappersåtgången på kontoret. Det kan röra sig om att återanvända gammalt papper (skriva ut även på andra sidan), det kan handla om åtgärder som minimerar nödvändigheten av att använda skrivaren, vissa kontor har faktiskt gått över till att vara helt papperslösa. Desto mindre papper vi slösar, desto bättre. Elektronisk fakturering är alltså ett ytterst miljövänligt sätt att fakturera på.

Faktura24 är ett modernt och lättanvänt faktureringsprogram, och vi vill dra vårt strå till stacken och minska människans negativa miljöpåverkan. Vi anser därför att elektronisk fakturering bör vara en naturlig del i varje företags miljöarbete och uppmanar våra kunder att aktivt använda sig av Faktura24:s funktioner för elektronisk fakturering.

Bluffakturor – ett hot mot företagare

Ekonomi, , ,

I två artiklar tar Svenska Dagbladet upp ämnet bluffakturor, ett mycket aktuellt ämne för företagare. Svensk Handel har gjort beräkningar som visar att bluffakturor omsätter minst 1,2 miljarder kronor årligen – en hisnande summa! Dessutom är de som står bakom företagen som skickar bluffakturor ofta grovt kriminella som ser denna typ av bedrägeri som ett snabbt sätt att komma över större summor. Flera av morden som begåtts i Malmö på den senaste tiden är kopplade till olika former av blufföretag, detta enligt Malmöpolisen.

Förutom pengar kostar även bluffakturor nerver och tid. Många mår dåligt och blir stressade av att få en bluffaktura och efterföljande hot om inkasso och/eller Kronofogden. Dessutom är det bara en bråkdel av alla bluffakturor som blir polisanmälda, av olika skäl väljer många att inte vända sig till polisen. Det kan också bero på att folk kanske inte orkar gå på polisförhör och spendera tid även på detta, då många fall inte leder till en fällande dom.

Jan Granqvist, som är chef vid bedrägeriroteln i norra Stockholm, förklarar detta med att många fall som rör bluffakturor är avtalstvister i juridisk mening, och alltså inte bedrägeri. Detta eftersom en stor del av bluffakturor är utformade som erbjudanden, eller så handlar det om fall där aggressiva och hotfulla säljare lyckats få en företagare att vagt godkänna det ena eller det andra.

Det positiva i sammanhanget är dock att man nu börjar söka efter en lösning på politisk nivå. Justitieminister Beatrice Ask anser att polisen måste bli bättre på att utreda fakturabedrägerier, dessutom ser man över möjligheterna för nationell samordning för hantering av dessa brott. Justitieministern säger även att man inlett samtal för att se över möjligheterna att skärpa lagstiftningen rörande just bluffakturor och andra former av fakturabedrägerier.

Kom ihåg att du aldrig bör betala en bluffaktura. För mer information om bluffakturor och hur du bör göra om du fått en sådan, se Tips för att bestrida en faktura.