Tag Archives: fakturering

Fakturering i utländska valutor

Faktura24 tips, , , , , , ,

Hade du märkt att Faktura24 har stöd för fakturering i utländska valutor? Du kanske har företag utomlands och sköter din fakturering i en annan valuta än kronor? Faktura24 är faktureringsprogrammet för dig. Du kanske har många utländska kunder och redovisar i euro? Då fungerar Faktura24 ypperligt. Du kanske behöver skicka någon enstaka faktura i någon utländsk valuta?* Använd Faktura24!

Det är busenkelt att skapa en faktura i en annan valuta än svenska kronor. Skapa en ny faktura och ange kunduppgifter, sedan är det bara att välja valuta ur listan till höger:

Fakturering i utländska valutor

Uppge önskad valuta (brittiska pund i vårt exempel):

Fakturering i pund

 

Hur blir då slutresultatet? Klicka här för att ladda ner exempelfakturan som skapades ovan!

* Om du redovisar moms i svenska kronor men ställer ut fakturan i utländsk valuta måste du på fakturan redovisa momsbeloppet i svenska kronor, liksom växelkursen samt vilken dags växelkurs du använt (du bör använda leveransdagens växelkurs). För att se dagsaktuella växelkurser, besök Riksbankens hemsida.

I exempelfakturan ovan kan du se hur vi har löst detta, men om du känner dig det minsta osäker på hur du ska göra, prata med din revisor eller ring till Skatteverket!

Fakturera kunder på engelska

Faktura24 tips, , ,

Världen blir allt mer global och den gränsöverskridande handeln har ökat kraftigt i omfattning under de senaste 20-30 åren. Många svenska företag har idag en rad utländska kunder och samarbetspartners. Vi på Faktura24 vill underlätta för dig som behöver fakturera utländska kunder – tack vare vårt smarta system kan du automatiskt se till att fakturor till dina utländska kunder skapas på engelska, medan fakturor till dina svenska kunder självklart skickas på svenska.

När du lägger till en ny kund kan du längst ner välja vilket språk systemet ska ställa ut fakturor på, se bilden nedan:

Fakturera kunder på engelska

 

Du behöver alltså bara välja engelska här och klicka på Spara, så kommer alla dina fakturor och automatiska e-postutskick till denna kund ske på engelska. Fakturan kommer se precis lika snygg ut som om den vore på svenska, då samma professionellt designade fakturamallar används även för det engelska språket – det enda som har ändrats är språket.

Slipp krångel när du ska fakturera kunder utomlands, använd Faktura24 – det lite smartare faktureringsprogrammet.

Fakturering inom EU

Ekonomi, , , , ,

Som företagare händer det att man säljer sina varor till länder utanför Sverige. Vid försäljning till andra EU-länder finns det ett par saker man bör tänka på i samband med fakturering. Detta för att reglerna är lite annorlunda när man säljer varor inom EU.

Fakturera utan moms

Det kanske viktigaste att komma ihåg är att i de flesta fall som du säljer varor till företag utanför EU ska du ej lägga på moms på fakturan. För att du ska kunna fakturera utan moms måste köparen vara momsregistrerad i ett annat EU-land, ha ett giltigt momsregistreringsnummer när försäljningen sker och varan måste transporteras från Sverige till ett annat land inom EU.

Det är ditt ansvar att bevisa att köparen varit momsregistrerad vid tidpunkten för leveransen. Oerhört viktigt är att köparens momsregistreringsnummer framgår på fakturan. Det är ditt ansvar att kontrollera om momsregistreringsnumret (VAT ID / VAT Number) är korrekt.

Då det i de allra flesta fall är köparen som kommer skicka sitt momsregistreringsnummer till dig rekommenderar vi att du alltid kontrollerar att det är korrekt. Det kan ju annars hända att någon siffra blivit fel, eller att köparen råkat ange fel VAT-nummer. Allra enklast gör du detta genom att använda dig av EU:s tjänst för kontroll av momsregistreringsnummer. Välj medlemsland och ange momsregistreringsnumret som du fått av köparen, klicka på ”Verify” och systemet visar direkt om numret är korrekt och vilket företag det tillhör.

Ha som vana att alltid utföra denna kontroll när du ska sälja varor utanför Sveriges gränser!

Kontrollera uppgifter först, fakturera efteråt

När du utför kontrollen av momsregistreringsnumret kommer du även se företagets adressuppgifter. Stäm av så att de stämmer med de uppgifterna som köparen angivit. Särskilt viktigt är detta om du inte känner köparen, eller om du säljer varor till köparen för första gången. Du bör även kontrollera att köparen själv (eller en person som har rätt att företräda köparen) hämtar ut varorna. Du bör även ha någon handling som bevisar var någonstans varan har skickats. I korthet måste du alltså kunna bevisa att varan skickats utanför Sveriges gränser, till ett annat EU-land.

När väl alla uppgifter är kontrollerade borde faktureringen i sig inte vara något större problem. Gör en sista dubbelkoll över att adressen är korrekt, att momsregistreringsnumret är rätt angivet och att du inte tagit ut någon moms för försäljningen, sedan är det bara att skicka varan och fakturan!

Det är faktiskt inte svårare än så att ha koll på sin fakturering även när man skickar varor utanför Sveriges gränser, men ibland kan man dock ha frågor – och då är det bäst att vända sig direkt till Skatteverket!

Ställa ut faktura med ROT/RUT-avdrag

Ekonomi, , , , , ,

Det är alltid viktigt att fakturera rätt, så det gäller att ha koll på olika regler som rör fakturering, t.ex. vad som gäller om man ska ställa ut en faktura med ROT/RUT-avdrag. Innan vi förklarar hur en sådan faktura med skatteavdrag ska se ut måste vi först reda ut begreppen.

Vad står ROT respektive RUT för?

ROT står Reparation, Ombyggnad, Tillbyggnad, medan RUT står för Rengöring, Underhåll, Tvätt. Ofta används samlingsnamnet Husarbete för att beskriva arbeten som faller inför ramarna för ROT- respektive RUT. En lista på exempelarbeten finns på Skatteverkets hemsida, både för RUT- och ROT-arbeten.

Privatpersoner som är obegränsat skattskyldiga, har fyllt minst 18 år och haft utgifter för husarbete kan få skatteavdrag för husarbeten. Skatteavdraget är i nuläget 50% av arbetskostnaden för husarbete, dock maximalt 50 000 kronor per person och år. Detta är viktigt att veta innan man ställer ut en faktura som inkluderar ROT/RUT-avdrag.

Fakturering för husarbeten – hur fungerar det?

I korthet fungerar det som så att den som anställer ditt företag för att utföra husarbeten bara betalar hälften av arbetskostnaden. Den andra halvan betalas av Skatteverket när personen som anlitat dig betalat sin faktura. Du behöver fylla i en blankett och skicka in till Skatteverket, pengarna betalas ut inom 10 dagar om blanketten är korrekt ifylld. Du måste ha giltig F-skattesedel för att kunna fakturera med skatteavdrag för husarbeten.

Hur ska fakturan se ut?

Förutom alla uppgifter som måste finnas med på en faktura måste kostnaden för material och arbete anges separat, liksom uppgift om vilka arbeten som utförts. Om fakturan enbart avser arbetskostnader bör detta också anges i specifikationen. Av fakturan ska även framgå exakt var arbetet har utförts.

Kom ihåg att det bara är ägaren som har rätt att beställa ROT-arbeten med skatteavdrag. Om t.ex. ett gift par äger ett småhus, men det är bara en av dem som äger huset, måste det vara ägaren som faktureras. Vid RUT-arbeten räcker det att kunden bor i bostaden. Kom ihåg att det är du som utför jobben som är ansvarig för att kontrollera att utfört arbete är sådant som faller inför ramen för husarbete, det är också du som måste kontrollera att köparen verkligen äger t.ex. villan som du utför renoveringsarbeten i.

När du fakturerar för husarbeten måste du också lägga till skatteavdraget på en individuell rad under fakturaspecifikationen. Om arbetskostnaden inklusive moms uppgår till 9000 kronor kan du t.ex. skriva:

Totalbeopp: 19000 kr
Preliminär skattereduktion för husarbeten: 50% av 9000 kr, -4500 kr
Att betala: 14500 kr

Som med mycket annat som rör fakturering är det bästa valet att införskaffa ett faktureringsprogram med stöd för ROT/RUT, så att fakturorna automatiskt blir snygga och i enlighet med alla Skatteverkets krav!

Faktureringsprogram

Ekonomi, , ,

På denna sida hittar du all information du behöver kring faktureringsprogram, vi listar bland annat vad du bör tänka på innan du väljer faktureringsprogram. Det finns faktiskt en hel del aktörer på marknaden, och behoven varierar. Varje typ av program har olika för- respektive nackdelar.

Olika typer av faktureringsprogram

Generellt sett kan man dela upp faktureringsprogram i två kategorier, onlinebaserade och lokala. Onlinebaserade program är alltså sådana som finns på nätet. Du skapar ett konto på hemsidan, sedan får du tillgång till själva programmet. Allting lagras på nätet och du kan när som helst logga in på faktureringsprogrammet.

Lokala faktureringsprogram är sådana som du antingen laddar ner från internet, eller som du beställer på t.ex. CD-ROM eller DVD och installerar på din dator. Allt lagras lokalt, såväl kunddatabas som fakturor, och ofta kan du bara komma åt programmet från en konkret dator, eller från en dator i ditt nätverk, även om vissa program även har stöd för anslutning utifrån.

Lokala faktureringsprogram – fördelar och nackdelar

Fördelen ligger först och främst i att du inte behöver ha en fungerande internetuppkoppling för att administrera dina fakturor. Du kan t.ex. vara ute på resande fot utan att ha tillgång till nätet, men ändå kan du skapa och skriva ut fakturor till dina kunder. Vidare samlas alla filer på din egen dator eller server, vilket gör att du har hundraprocentig kontroll över din fakturering och bokföring.

Detta kan dock också vara en nackdel. Vid ett dator- eller serverhaveri kan det vara oerhört svårt att återfå de förlorade fakturorna. Om du använder dig av ett lokalt faktureringsprogram är det alltså väldigt viktigt att du är mycket noggrann med backups, om du skriver ut många fakturor bör du faktiskt göra backups flera gånger dagligen.

En annan nackdel är att du kan ha svårt att komma åt ditt fakturaprogram om du inte befinner dig på kontoret, eller om du t.ex. byter dator.

Onlinebaserade faktureringsprogram – fördelar och nackdelar

Den stora fördelen är att du kommer åt faktureringsprogrammet oavsett var du befinner dig. Det spelar ingen roll om du är på semester i Kanarieöarna eller sitter på kontoret i Sävsjö – så länge du är ansluten till nätet har du full kontroll över din fakturering. Vidare har moderna faktureringsprogram ofta en inbyggd möjlighet att skicka fakturor direkt via e-post. Du behöver alltså inte skriva ut och posta fakturan, utan kan skicka den med ett par musklick via mejl. Detta sparar tid, pengar och är miljövänligt.

Dessutom slipper du oroa dig för datorhaveri. Allting lagras online, och för ytterligare säkerhet har du även möjlighet att ladda ner fakturorna lokalt. Vidare brukar onlinebaserade fakturaprogram ha fler och bättre anpassningsmöjligheter, särskilt när det gäller fakturor via e-post och dylika funktioner.

De flesta faktureringsprommen är dessutom skapade för PC-datorer (dvs datorer som kör Microsoft Windows), så om du arbetar i Mac- eller Linuxmiljö är ett onlinebaserat faktureringsprogram oftast den bästa lösningen.

Nackdelen är att även om det händer ytterst sällan, hos vissa sajter aldrig, kan ett onlinebaserat faktureringsprogram tidvis ligga nere (precis som alla andra internetsidor), och även om det bara handlar om tio minuter per år kan det ju vara just dessa tio minuter som du tänkt ägna åt fakturering.

En sammanfattning

Det viktigaste är i slutänden just dina behov. Utvärdera olika program, de flesta erbjuder någon form av gratis demoversioner, och välj det som du anser bäst passa dig. Det är ju trots allt du som slutanvändare som måste fatta beslutet.

Vår erfarenhet säger dock att onlinebaserade faktureringsprogram är bättre än sådana som installeras och körs lokalt, detta på grund av att dessa faktureringsprogram brukar erbjuda bättre möjligheter och dessutom är det säkrare, då man slipper oroa sig för datorhaverier och dylika saker.

Vad är fakturering?

Ekonomi, , ,

Fakturering är något som i princip alla företagare stöter på. I korthet betyder det att man ställer ut en faktura, alltså en räkning eller betalningskrav, till en privatperson, företag eller myndighet. En näringsidkare är enligt lag (med vissa undantag) skyldig att ställa ut en faktura vid försäljning av varor och tjänster. Fakturering kan ske antingen per post eller elektroniskt, t.ex. via e-post. Notera dock att elektronisk fakturering får ske enbart om köparen godkänner detta.

Fakturan fungerar alltså som ett underlag såväl för dig själv som näringsidkare som för kunden som inhandlat varor eller tjänster.

Ordning och reda, sedan fakturera!

Fakturering kan vara tidskrävande om den inte sköts korrekt från första början. Som med många andra saker som rör ekonomi är det ”ordning och reda” som är nyckelorden. Det är oerhört viktigt att allting som rör företagets ekonomi är klart, tydligt och överskådligt. Innan man skapar sin första faktura bör man skapa en fakturamall som man sedan använder för alla kommande fakturor.

Särskilt viktigt är detta om man har återkommande kunder. Det är ju alltid bra om kunden direkt känner igen fakturan och avsändaren, för som kund är det väldigt jobbigt med otydliga fakturor – först måste kunden kolla upp vad det är för faktura och vad beställningen handlar om, vilket är tidsödande och jobbigt. Dåligt utställda fakturor kan faktiskt göra att en kund väljer att i fortsättningen köpa av en konkurrent istället.

Om man inte har bra koll på sin fakturering stjälper det även ens egen business. Man är tvungen att slösa onödig tid för att få koll på vilka fakturor som är utställda, betalda och förfalla. Det kan även bli problem med bokföringen, särskilt om någon faktura kommit bort eller om man har bristfälligt underlag när det är dags att redovisa ens intäkter till Skatteverket.

Fakturering med hjälp av faktureringsprogram

För att undvika problem är det vanligaste nuförtiden är att man använder sig av ett faktureringsprogram för att underlätta processen. Även om det är möjligt att sköta fakturering manuellt är det inte att rekommendera, då chansen att något går fel är mycket större än om man har allting i ett faktureringsprogram.

Dessutom kan man i ett faktureringsprogram ofta skapa en kunddatabas, göra inställningar för återkommande fakturor (t.ex. om man säljer abonnemang), automatiskt beräkna ROT/RUT-avdrag samt få en snabb överblick över såväl betalda, skickade som förfallna fakturor. Vi rekommenderar varmt att man väljer ett faktureringsprogram för att få ordning och reda på ens fakturering!